Een algemene onkostenvergoeding als bedrijfsleider: de spelregels in een notendop
- door Sara Desmidt
- •
- 05 sep, 2023
- •
Algemene onkostenvergoeding: fiscale regels
Akkoord fiscus nodig
Wat bij meerdere vennootschappen?
Welke kosten komen in aanmerking?
In de praktijk kunt u met een algemene onkostenvergoeding alle soorten kosten laten terugbetalen die u voor uw vennootschap maakt en die niet op basis van bewijsstukken of via een specifieke vergoeding terugbetaald werden. Kantoor- en communicatie-, restaurant- en representatiekosten zijn veelvoorkomende kosten via deze regeling.
Een specifieke thuiswerkvergoeding zoals die voor werknemers van toepassing is, is voor een bedrijfsleider geen optie. De kosten van een thuiskantoor kunt u echter wel laten terugbetalen via een algemene onkostenvergoeding. Zo aanvaardt de fiscus onder meer de forfaitaire terugbetaling van het inrichten, onderhouden en gebruiken van een kantoor, kosten voor verwarming, elektriciteit, water en verzekeringen.
Bij secundaire autokosten, ofwel kosten die niet gedekt worden door een kilometervergoeding, gaat het om kosten voor bijvoorbeeld partkeertickets, carwash, taxi en tolgelden. Goed om weten is dat deze terugbetaling ook geldt voor privé gemaakte kosten voor een wagen van uw vennootschap.
Berekening kostenvergoeding
Uit een onderzoek van SD Worx blijkt dat ongeveer de helft van de Belgische kmo’s bedrijfswagens aanbiedt aan hun medewerkers. Deze voertuigen worden vooral ingezet als functiewagens, voornamelijk voor het bezoeken van klanten. Bedrijven met minder dan drie wagens vormen de meerderheid, maar grotere organisaties hebben er vaak meer. Vooral in Brussel en Wallonië worden bedrijfswagens vaker ingezet voor klantenbezoek.
De kosten voor het beschikbaar stellen van bedrijfswagens zijn de afgelopen drie jaar met gemiddeld 30% gestegen, vooral door hogere leasekosten van elektrische wagens. Ondanks deze inspanningen om het wagenpark milieuvriendelijker te maken, blijft het aandeel elektrische en hybride voertuigen stabiel. Momenteel bestaat 14% van de bedrijfswagens uit elektrische voertuigen en 28% uit hybride, terwijl de meerderheid nog steeds fossiele brandstoffen gebruikt. Kmo's verwachten echter niet dat dit aandeel op korte termijn veel zal toenemen.
